随着我国信息化发展的不断深入，办公自动化兴起，业务系统信息化建设成为主流，电子文件大量产生，给传统档案管理工作带来冲击，档案部门积极应对，研究探索数字档案馆建设。数字档案馆是各级档案馆信息化建设成果的集中体现，是信息时代档案馆适应国家和社会各项事业发展需要的必然要求。建设数字档案馆，能够从根本上提高档案馆的工作效率和信息化管理水平，能够保证数字档案信息的长久存储和安全保管，能够促进各级国家档案馆公共服务能力的拓展和实现档案信息资源的广泛共享，能够助力提升档案治理能力，推动档案管理现代化。
现状及问题
1.数字档案馆建设势头良好
“十三五”时期，经过持续推进，我国数字档案馆建设取得初步成效，数字档案馆数量再创新高。截至2021年年底，全国各级档案部门按照数字档案馆建设工作要求，建成了一批区域领先、全国先进的数字档案馆，共建成44家全国示范数字档案馆和107家国家级数字档案馆。品牌效应突显，数字档案馆成为各单位信息化建设的首选，纳入政府规划或电子政务建设中，通过数字档案馆建设项目，一揽子推进信息化工作。基础设施更加完备，搭建了基础网络、标准化机房、专用消防系统、视频监控系统、温湿度环控系统，配备了专用存储备份设备，部署了防火墙、漏洞扫面、入侵监测、安全审计等安全设施。档案资源更加丰富，根据档案统计报表数据，截止到2020年年底，全国各级综合档案馆馆藏档案共36874.6万卷，已完成案卷级数字化共计15306.9万卷，数字率约41%。文件级共54915.2万件，已完成数字化共计35592.5万件，数字化率约60%。档案服务更加多样，支持档案网站、档案微信公众号、档案专用App查档利用，开展了档案资源区域共享利用、档案资源跨省域共享利用等，档案服务利用呈现数字化、移动化、智能化、共享化。政务服务水平跃上新台阶，档案部门依托数字档案馆开展的“最多跑一次”“一网通办”等档案资源服务创新模式不断涌现，政务服务电子文件归档和电子档案管理取得实效。
2.数字档案馆建设存在问题
数字档案馆建设面临着“东部强、中西部弱”“点上强、面上弱”的发展困局，存在规划设计考虑不全，政策规范落实不细，业务标准执行不准，信息化人才不多等管理问题。在具体建设中，还存在诸多业务问题亟待解决。
一是存在未全部建立馆藏档案目录数据问题。测试工作中发现，有些单位档案目录数据建设欠账多，目录覆盖范围不全、质量不高，管理混乱。未能按照国家要求开展文件级目录著录，按案卷管理的档案尚未开展文件级著录。目录著录缺乏系统思维，缺啥补啥，未进行系统化整固。
二是存在未开展电子档案接收问题。受前端办公自动化建设制约，缺乏业务基础，无法有效开展电子文件归档管理。对立档单位电子文件归档业务监督指导力度不够，相关业务工作滞后。对档案行业相关标准规范理解不到位，工作存在偏差。
三是存在馆藏档案数字化比率不达标问题。馆藏纸质档案数量统计不准，底数不清，缺少数字化工作长远规划，得不到政府持续经费支持，无法规模化开展数字化。档案数字化质量把控策略设计不科学，管理系统功能落后，不能有效应对大规模数据质量校核与管理，返工严重。
四是存在档案资源质量问题。著录项存在缺项、错著、错字，档号、题名、时间、页数等不准确、不规范及图像歪斜失色、分辨率低，错页跳号、信息缺失，图像格式不规范。
五是存在安全措施不到位问题。涉密档案数据同非涉密档案数据混合管理划分不清，未按照国家保密部门要求对涉密数据进行管理。对局域网安全重视不够，存在通过某一设备桥接其他网络问题。未按照要求配备必要的安全防护设施设备，存在非法入侵、未审批数据拷贝等安全风险。安全管理制度不完善，未严格实施，台账记录不清，存在制度风险。
六是存在系统功能不完善问题。有的数字档案馆系统功能缺失、不完善，系统功能创新不够，指标要求理解不到位，不能体现流程控制和审核审批的思想。有的同技术开发人员沟通不畅，需求提的不准，开发结果无法满足实际业务需要。有的项目管理不足，系统开发等技术人员配备不得力，导致系统功能先天缺陷，无法修改。
七是存在制度制定落实不规范问题。制度是数字档案馆建设的保障，工作中发现制度制定发布不规范，存在临时拼凑问题。制度落实不到位，未能建立有效台账记录等。制度内容过于简单，存在漏洞，不适应实际业务要求，不能起到规范管理作用。有些有应急预案，却未定期开展应急演练。
八是存在服务绩效跟不上问题。有些单位重“建”轻“用”，利用数字档案馆系统开展档案信息服务的意识不强，向政务网、因特网上载档案信息的计划不周详，审核审批工作滞后。有的数字档案资源的利用方式不多，档案网站、App运维管理跟不上，部分功能未使用，档案信息发布不及时。网上档案编研成果少，档案展览形式单一、内容简单。
形势与要求
1.正确认识数字档案馆工作
“十四五”时期是我国乘势而上开启全面建设社会主义现代化国家新征程、向第二个百年奋斗目标进军的第一个五年，各级档案部门应围绕档案事业高质量发展目标，加快推进数字档案馆建设，以数字档案馆驱动档案数字转型，实现档案现代化。在数字档案馆建设工作中，要坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，认真贯彻习近平总书记对档案工作的重要批示精神，紧紧围绕《“十四五”全国档案事业发展规划》（以下简称《规划》），全方位高质量推进数字档案馆建设。
一是坚持把数字档案馆建设作为贯彻落实习近平总书记对档案工作的重要批示的关键抓手。习近平总书记对档案工作的指示批示是档案事业发展的根本遵循。要充分认识到学贯总书记重要批示精神是推动档案事业发展的重要契机，认识到加强党对档案工作的领导是档案事业发展的根本前提，严格执行党对档案信息化工作的各项政策。工作中要着力提升政治判断力、政治领悟力、政治执行力，胸怀“国之大者”，准确把握大局大势，围绕中心，积极作为，以宏观业务指导为切入口，推动档案信息化工作融入党和国家工作大局。
二是坚持把数字档案馆建设作为推动档案治理体系的关键抓手。数字档案馆承担着收集、保管新时代党委、政府带领人民建设伟大事业的奋斗历史，要“收集好、留存好”，必须建设数字档案馆。要通过数字档案馆建设项目使档案工作融入党委、政府中心工作，融入地区数字政府、数字经济、智慧城市等工作大局，进一步发挥档案在推进治理体系和治理能力现代化方面的作用。要通过数字档案馆建设项目不断完善档案信息化工作体制机制，推动建立相适应的管理体制和工作机制，带动档案宏观指导，保障信息化业务。要通过数字档案馆建设项目不断完善档案信息化法规标准，加快法规制度和标准规范的供给，借助数字档案馆系统化、网络化、便捷化的特点，扩大重点领域、重点行业的档案监督覆盖范围，创新档案信息化监督管理新模式。
三是坚持把数字档案馆建设作为推动档案资源体系建设的关键抓手。档案资源是不可再生资源，记载着党的百年奋斗历程和辉煌成就，传承着党领导中国人民在革命、建设和改革进程中的伟大精神和宝贵经验，要“保管好、利用好”，必须发挥数字档案馆资源建设的巨大优势。要加强电子档案接收，开展业务指导，采取线上线下等多种形式，接收档案数字资源，优化馆藏结构。要加大档案数字化力度，按照《规划》要求，加快传统载体档案数字化，丰富馆藏总量。要扩大档案资源征集范围，加强红色档案征集接收力度，全方位收集反映党史、新中国史、改革开放史、社会主义发展史的档案资源。要坚持人民至上，以人为中心，加强与人民群众密切相关的档案资源的收集，更好服务党和国家大局、服务人民群众。
四是坚持把数字档案馆建设作为推动档案利用系统建设的关键抓手。数字档案馆的优势在于利用，要善于运用数字档案馆技术优势，开展档案资源利用服务。要运用大数据、人工智能、区块链等新一代信息技术挖掘红色档案资源，通过网站、App等移动端，开展服务，发挥档案资源资政育人作用。要推进档案信息资源跨层级、跨部门、跨区域共建共享，深入挖掘民生档案资源，把涉及老百姓切身利益的档案资源找出来，方便群众利用，解决人民群众急难愁盼问题。
五是坚持把数字档案馆建设作为推动档案安全体系建设的关键抓手。在数字档案馆监督指导工作中指导各级档案主管部门坚持发挥数字档案馆“安全”的作用，配备必要安全防护设施设备，提升档案安全基础设施水平，严格落实安全管理责任制，加快信创应用和国产化替代，全面保障档案实体安全和档案信息安全，加强档案网络与信息安全信息通报工作机制运行管理，确保档案行业网络安全。
2.加强数字档案馆建设工作
一是明晰数字档案馆建设内容。（1）按照数字档案馆基础网络架构、主要技术路线与软硬件配置基本要求，集成建设适应馆藏档案基础数据存管需求和今后一定时期内数字档案增长需求，满足数字档案馆各项管理与服务需求的基础设施。（2）开发或应用具备“收集、管理、存储、利用”等功能要求的数字档案管理系统，实现档案管理各业务环节的自动化、网络化。（3）全面推进馆藏数字档案基础数据库建设，优先建立馆藏档案的文件级目录数据库，逐步进行传统载体档案的数字化转换，积极推进电子文件的接收和管理，建立各类数字档案资源库群。（4）应用先进技术和相关管理手段，保证数字档案信息资源的可靠可信和长期可用，减少数字档案对软硬件的依赖性，从而使数字档案具备传统档案所具有的原始性、凭证性和长期可读性。（5）运用多种技术手段，针对不同利用对象，通过不同渠道，实现档案信息资源分层共享，方便、快捷满足各类用户利用需求。（6）配套建设数字档案馆保障体系，确保数字档案馆系统安全和数字档案信息安全。
二是认真执行好“两个文件”。《数字档案馆建设指南》从管理与技术两个层面进行阐述，力求做到满足三个方面的要求：面向档案局馆领导，阐明数字档案馆的基本概念、建设意义、基本要求、建设目标与基本内容，从而回答数字档案馆“是什么”“干什么”的问题，使档案部门领导从宏观上理解和把握数字档案馆建设方向，统一认识，明确要求。面向承担档案信息化的具体工作人员，阐明数字档案馆建设的基本步骤、基本功能和具体建设内容，从而回答数字档案馆“怎么干”的问题，力求可操作性强，能够成为建设的指导工具和实施方案，满足档案信息化建设部门具体应用、组织实施建设的需要。面向全体档案工作者，系统阐述数字档案馆的架构，力求使档案工作者全面了解数字档案馆建设的基本内容与要求，积极支持和参与数字档案馆的建设。
《数字档案馆系统测试办法》明确了几方面内容：明确了测试工作内容，规定了数字档案馆系统测试工作流程、测试指标、考评点、证明材料、测试结果及认定等方面内容，规范了全国数字档案馆系统测试组织工作。明确了建设重点，要求开展档案数字化建设、三网一库建设、信息系统机房建设、电子档案接收、电子档案长期保存、电子档案利用、数字档案馆系统开发等一系列工作，规范了全国数字档案馆系统建设工作。明确了测试结果认定，测试结果达到80分以上认定为“通过国家级数字档案馆测试”，达到90分以上认定为“全国示范数字档案馆”，相关结果需报请国家档案局审批，规范了全国数字档案馆系统测试结果认定工作。
三是落实相关工作原则。数字档案馆系统测试原则。要做到目录数据实现全覆盖、档案数字化率达标、开展电子档案接收业务、未发生安全事故，四个否定条件不能触发；遵循档案数字化例外原则。根据工作实际，可将短期或定期10年以下的、寄存单位有特殊要求、涉及公检纪等案件的档案不纳入数字化范围，更好推动“存量数字化”工作；遵循机房集中托管原则。托管机房时应满足一定工作原则，档案馆有一套完整的档案数据备份、档案馆在托管地有独立的机柜和监控设施、档案馆同托管方签订权责清晰的托管协议；遵循档案使用云服务的原则。各级档案部门在采购和使用云服务过程中应确保档案数据安全管理责任不变、档案数据归属关系不变、涉密档案数据不上云。
四是把准测试指标。数字档案馆系统指标是指导数字档案馆建设的重要依据，指标要求掌握得准，业务需求就提得准，系统功能开发就更贴合要求。
经验与做法
1.积极争取支持
要紧紧抓住学贯习近平总书记对档案工作重要批示的机遇，争取党委政府支持，把档案信息化纳入智慧城市建设总体布局，列入地区经济和社会发展，融入地区大局。要积极融入工作大局，与发展改革委、经信、大数据等部门加强沟通协调，推动档案工作与数字政府、数字社会建设深度融合，积极参与地方数字发展规划制定，提出档案方案、发出档案声音。
2.夯实档案资源基础
落实“存量数字化”要求，全面开展馆藏传统载体档案数字化和进馆档案数字化副本接收工作。建成涵盖全部馆藏的目录数据库和全文、照片、音视频数据库，建立数字档案资源总库和管理库、利用库、长期保存库，馆藏纸质档案数字化率大幅提升。落实“增量电子化”要求，推动电子文件归档和电子档案进馆。印发电子档案进馆办法，明确了电子档案的搜集范围、数据要求、移交与接收方式，规范电子档案移交进馆工作，确保进馆电子档案准确、完整、安全、可用。
3.科学设计系统架构
局域网应用平台是数字档案馆的基础平台，承担“收、管、存、用”四项基本功能和辅助实体管理，主要面向档案馆内部工作人员和来馆查档人员。互联网应用平台是数字档案馆与社会公众互动的平台，承担信息服务、跨馆查档等功能，主要面向是社会公众。政务网承担党政机关立档单位归档整理、在线移交接收和查档利用等功能，主要面向党政机关工作人员。
“十四五”期间，要加速数字档案馆建设，就必须在“面”上取得新进展，国家档案局将陆续出台文件，重点推进两个100%目标建设，省级馆100%完成高水平数字档案馆建设，地市级馆100%完成达标数字档案馆建设，进一步提升全国数字档案馆整体水平。