文件材料应当收集齐全完整，立卷改革前文件材料的分类、组卷、编目、装订、案卷封面、脊背项目填写，应当符合《文书档案案卷格式》要求；立卷改革后归档文件的装订、分类、排列、编号、编目、装盒等，应当符合《归档文件整理规则》要求。
齐全完整
着重检查以下材料是否归档：业务上级的文件、本机关各部门形成的反映本单位职能活动的材料、会议材料、统计材料（包括党员、干部、劳资、业务、会计决算年报和工会、老干部、团的工作形成的统计报表）、介绍信及存根（包括党组织关系、行政关系、工资关系介绍信及存根）、出版物、简报、信息等。
整理规范
1.以“卷”为单位整理的文书档案
⑴卷内文件目录：需用耐久材料书写或计算机打印。责任者、文号、题名、日期、页号等项目填写应完整、准确，项目内容不明确的应考证清楚后填写。
①责任者：全称或通用简称。
②文号：包括发文代字、发文年度、发文序号。
③题名：完整、准确，没有题名或不能反映文件内容应另行编写，用“[]”括起。
④日期：“年月日”填写完整，如19871021
⑵页号编写：卷内材料应在有文字的每页材料正面右上角、反面左上角用铅笔阿拉伯数字编写页号。
⑶卷内备考表：卷尾应附上卷内备考表（备考表印在封底可不再另附），填写需要说明的问题和立卷人、检查人、立卷时间。
⑷案卷封面：项目填写需用耐久材料书写准确、规范，字迹工整清晰。
①全宗名称栏目用手填写立档单位全称或盖章（耐久红印章）；
②类别栏目暂空；
③案卷题名：要简明、确切地概括卷内文件的内容，一般包括责任者、问题、名称三部分，字数一般不超过50个汉字；
④起止年月：用阿拉伯数字填写。
⑤件数、页数用阿拉伯数字填写。
⑥归档号：不填写。
⑦封面右下角档号栏目：全宗号、目录号、案卷号用阿拉伯数字填写，如没有上述项目需要刻章盖上填写。
⑸案卷装订：案卷采用“三孔一线”方法装订，右下齐；16开和A4混合可左下齐。装订要结实、整齐、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。卷内应剔除易锈蚀的金属物。
⑹案卷编号：永久、长期分别从“1”开始编制。
2.以“件”为单位整理的文书档案
⑴备考表：每盒应附上备考表，置于盒尾，填写盒内归档文件需要说明的情况和整理人、检查人、日期。
⑵档案盒封面：刻章（使用耐久红印台）将立档单位名称（全称或通用简称）盖在档案盒封面双横线上方。
⑶档案盒盒脊：项目填写需用红色印泥盖章或用耐久材料书写准确、规范，字迹工整清晰。其中全宗号、年度、起止件号用阿拉伯数字自左至右填写；保管期限永久、长期用汉字填写，30年用阿拉伯数字；盒号用铅笔一个保管期限内编写一个流水号（阿拉伯数字）。
⑷文件装订：归档文件材料应以“件”为单位进行装订，装订采用“不锈钢装钉”或“三孔一线”方法，“不锈钢装钉”法在文件左上方。装订要结实、整齐、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。
⑸归档章：归档章一般盖在归档文件首页上端的空白居中位置，用红色印泥盖章，填写应当符合《归档文件整理规则》要求。