既然民航档案如此重要,我们应该如何做好民航档案的管理工作呢?具体可以从三个方面入手:
一、机构与人员
1. 各单位应该遵循《民航档案工作规定》,依法设立分管档案工作的办公室与负责人,建立健全配套的档案工作协调机制。民航局应设立民航局档案馆(综合司档案处)。
2. 加强对民航档案管理人员的岗位技能培训与资格审定,档案人员必须为本单位政治可靠的专职正式在编人员并保持相对稳定。建立健全奖励与惩罚机制,开展档案教育宣传活动,提高从业人员的专业素养与职业素质。
3. 重视保密与安全工作。严格规范档案管理利用行为,完善相关制度,督促档案人员各司其职,不得擅离职守。涉密档案工作人员的调离应当按照国家有关法律法规执行。
二、基础设施
1. 各单位应当按照国家档案局下发的《档案馆建设标准》、《档案馆建筑设计规范》、《档案密集架智能管理系统技术要求》规定进行档案用房的选址,配备设施,设置档案办公用房、整理用房、阅览用房和档案库房,并根据需要设置展览用房、档案数字化用房和服务器机房。
2. 做好“四防”工作:防虫、防火、防水、防盗。同时,应当配备温湿度监测调控系统,安装漏水报警设备、消防设施。
三、档案管理
1. 文件材料归档:采取文件全周期管理模式。各单位应按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等行业规范制定本单位的文件材料归档范围和保管期限表。严格按照规定定期进行归档工作,协调各部门与档案部门的交接,归档文件材料应当真实、准确、系统,组件齐全、内容完整。文件材料归档范围和档案保管期限表应当全面系统反映本单位的主要职能活动与基本历史面貌。
2. 档案的编目与整理:各单位应当按照全宗原则管理档案,根据行业标准《全宗卷规范》或民航局档案馆编制的《民航局档案馆全宗卷编制及整理规范》建立并不断完善本单位的全宗卷。分类方案一经确定,即保持一致,不得随意变更。各单位应逐卷或逐件编制档号,档号应当指代单一,参照《档号编制规则》、《归档文件整理规则》要求。
3. 档案的鉴定与销毁:各单位应当制定档案鉴定销毁制度,明确责任制,由部门负责人主持,结合保管期限、档案的二元价值,会同业务部门相关人员共同进行鉴定销毁工作。鉴定应形成工作报告,销毁的应依规编制销毁清册并报上级档案部门备案。
4. 利用与开发:各单位应积极开展档案开发利用工作,编制档案目录、全总指南等检索工具。制定档案利用制度,根据档案的密级、内容与利用方式规定不同的权限,在确保档案安全的前提下便利利用者。对档案的利用情况及时进行登记总结。档案人员应该积极进行档案编研,最大限度发挥档案的信息价值。
5. 档案移交:民航局应当定期向中央档案馆移交档案;其他单位按具体情况规定。各单位移交档案前,应当做好档案的变更或解除工作并提出控制使用与开放意见。
6. 信息化建设:各单位应当积极推进档案信息开放工作,搭建开放档案信息系统(OAIS),采用多种方式拓展档案开放的力度与深度,积极采取数据分析、文本挖掘等新方法,举办网上展览、专题片等,为民航行政管理、生产建设、经营管理与科研教育等业务活动提供支持。做好民航档案工作是促进民航高质量发展必不可少的一部分,是促进科学决策、提高治理水平的必要条件。只有环环紧扣,细致入微,才能确保安全;将档案用起来,总结经验,也能为民航事业添砖加瓦,认真做好民航档案工作就是档案人最长情的守护。